Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

MAE Management, Tromsø, Norge · Org.nr.: 937 487 665 · Kontakt: miguel@maemanagement.no

Hvilke opplysninger vi behandler

• Innhold og metadata i e-post (avsender, mottaker, emne, tekst og vedlegg) i kontoene som er koblet til assistenten.
• Kalenderhendelser (tidspunkt, tittel, deltakere).
• Kontaktinformasjon og korte notater om henvendelser, for eksempel navn, firma, e-post, telefonnummer og status på en sak.
• Meldinger sendt til og fra assistenten via Telegram, og ved senere bruk SMS og telefonsamtaler.

Formål og rettslig grunnlag

Opplysningene brukes til å sortere og oppsummere innkommende e-post, lage utkast til svar, holde oversikt over avtaler og følge opp henvendelser. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å drive virksomheten effektivt (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), og der det er relevant, oppfyllelse av avtale med deg (art. 6 nr. 1 bokstav b). Assistenten sender aldri e-post, SMS eller ringer andre enn daglig leder uten at daglig leder har godkjent hver enkelt handling.

Bruk av data fra Google

Assistenten får tilgang til Gmail og Google Kalender gjennom Googles API-er, kun for kontoene som tilhører MAE Management og daglig leder. Bruken og overføringen av informasjon mottatt fra Googles API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om begrenset bruk (Limited Use). Det betyr at:

• data fra Google bare brukes til å levere assistentens funksjoner for kontoeieren;
• data ikke selges, ikke brukes til annonsering og ikke deles med andre enn underleverandørene nevnt nedenfor, og bare for å levere tjenesten;
• ingen personer leser dataene, med mindre kontoeieren har bedt om det, det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller det kreves etter lov;
• data fra Google ikke brukes til å trene generelle AI- eller maskinlæringsmodeller.

Underleverandører (databehandlere)

• Hetzner Online GmbH – server i Helsingfors, Finland (EU), der assistenten kjører og data lagres.
• Anthropic – leverer språkmodellen (Claude) som leser og formulerer tekst. Innhold sendes til Anthropic for behandling og kan behandles i USA, med overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V.
• Google – e-post og kalender.
• Telegram – meldingskanalen mellom daglig leder og assistenten.
• Twilio – telefoni og SMS, når dette tas i bruk.

Lagring og sletting

Notater og logger lagres på serveren så lenge de er nødvendige for å følge opp en sak, og slettes eller anonymiseres senest 12 måneder etter siste kontakt. E-post og kalender forblir i Google-kontoene og følger de innstillingene som gjelder der. Tilgangen til Google kan når som helst trekkes tilbake på myaccount.google.com/permissions.

Sikkerhet

Serveren er bare tilgjengelig med kryptert nøkkelinnlogging, bak brannmur, med automatiske sikkerhetsoppdateringer. Innloggingsnøkler til Google lagres kryptert. Kun daglig leder kan gi assistenten instrukser.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og til å protestere mot behandlingen. Kontakt oss på miguel@maemanagement.no. Du kan også klage til Datatilsynet.

Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen ved behov. Datoen øverst viser siste endring.